什么是 ISO 体系
ISO 是国际标准化组织制定的管理体系标准集合。企业通过建立受控文件体系，把制度、流程、作业指导书、记录表单等文件纳入统一规范管理，从而满足内控要求与外部审核要求。
- 覆盖 ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001 等常见体系
- 确保文件“唯一来源、唯一版本、受控发布”
- 让执行过程可追溯、可核查、可持续改进
ISO文控
ISO 文控管理
为通过 ISO 认证的企业提供覆盖编制、审批、发布、分发、回收、作废的体系文件闭环管理，确保标准落地、版本可追溯、执行可审计。
ISO 文件管理的困境
审核不规范
文件审批链条依赖线下或邮件传递，节点容易遗漏，审核责任难以追踪。
版本混乱
同一文件多版本并存，现场拿到过期版本，导致执行偏差和审核风险。
查询困难
体系文件分散在多个目录，按部门或岗位查找效率低，培训与执行成本高。
发放不及时
新版本无法快速分发到岗位，回收旧版依赖人工，闭环管理难以真正落地。
解决方案 - ISO文控管理
管控流程
遵循ISO体系文控管理的标准，提供强大的流程管理和文件全生命周期管理，使用电子化流程规范ISO文件的内控过程。
- 规范了ISO文件的编制、修改、审核、分发、收回、借阅、销毁等的全过程
- 支持流程定制，根据企业实际需求，调整或修改流程
- 多级流程策略设置，对不同的文件分类设置不同的审批流程
- 支持串签、并签、会签等多种流程形式
编制审批
- 表单灵活性高，可自定义审批节点、审批负责人
- 支持表单自定义，可定义表单字段等内容
- 支持自定义审批模块，步骤、审批人员都可灵活设置
- 支持手机微信、钉钉推送审批消息，实现移动办公
分发收回
- 支持电子分发、纸质分发等多种模式
- 电子分发可限定分发期限，过期失效
- 通过流程控制收回电子文档和纸质文档
- 详细记录所有分发、收回操作
回顾
- 对受控文件设置提醒，定期回顾
- 回顾文件通过审批后，可延期使用
- 回顾文件通过审批后，可处理文件过期
- 回顾文件通过审批后，确认文件需要修改，让文件失效
借阅
- 由用户自主填写表单发起借阅申请
- 在线查看、打印PDF、下载PDF、打印原件、下载原件
- 限时查看，超过借阅期限自动收回
- 实体文件借阅：查看原件、借用复印件、借用原件
废止
- 可自定义文件的废止日期，到期自动废止
- 文件废止申请通过后，系统发送消息给知会人员
- 通过废止审批的文件自动加上已失效标签
- 废止文件自动存档到指定位置
意见处理
- 提交表单，就具体文件提出处理意见
- 文件管理员根据实际情况，决定采纳或拒绝该则处理意见
- 意见的提出、采纳、拒绝通过表单规范化跟踪
- 系统自动记录意见的处理结果
文件库存储
文件分类存放，结合属性扩展、全文搜索、权限控制、版本管理等功能实现统一管理。
- 按文件夹导航有序存放各类入库文件
- 采用编号规则自动生成编号，并支持编号规则定制
- 全文搜索配合权限控制，在快速调阅文件的同时保证文件安全性
- 版本管理保证调阅的都是最新版的文件，同时又能追溯历史版本
直接分发到工位
全称电子化处理，减少人工，降低泄密风险。
- 事先设定推送时间及推送文档内容，无须手工分发签收
- 无须全文档分发，设置工位对应页码，仅分发部分页面内容
- 生产完成系统自动收回
- 电子化管理，减少人工，降低泄密风险
统计报表
各位统计报表展示、导出，支持扩展和定制。
- 借阅信息统计：历史借阅信息、未批准借阅、未归还借阅、逾期未还借阅
- 文件报表统计：每个文件夹文件数、借出数、逾期未归还数
- 实体文件借出统计：全部借出的实体文件、逾期未归还的文件
- 文件分发待签统计、收回待签统计
